从普通走向优秀——最容易操作的时间管理方法

适合大多数人的时间管理方法

这个世界唯一公平的只有时间了,每个人每天都是24小时,不管你多有钱也不能多一秒!但是同样的时间不同的人用起来就是不同,我认为人和人之间的最大差距主要在时间管理上,智商什么的大部分人都差不多。所以掌握一些时间管理的技巧是非常必要的!

本文分享三个概念:时间管理4象限、三只青蛙、番茄钟和一分钟法则

时间管理4象限

时间管理的4象限什么意思呢?简单说,任何一件事情都可以通过紧急与否、重要与否来划分。这样的话就能分出4种类型的事情,重要又紧急的,重要不紧急的,不重要但紧急的,不重要不紧急的。大家想想我们每天大部分时间应该用来处理哪种事情?大部分人都会不假思索的说是处理重要又紧急的,不过这个是错误的。我们的时间应该用在重要但是不紧急的事情上。每天反省是否在重要不紧急的事情上花了时间?这很重要!!!总结策略:

  • 马上做:如果你总是有紧急又重要的事情要做,说明你在时间管理上存在问题,设法减少它。
  • 计划做:尽可能地把时间花在重要但不紧急(第二象限)的事情上,这样才能减少第一象限的工作量。
  • 授权做:对于紧急但不重要的事情的处理原则是授权,让别人去做。
  • 减少做:不重要也不紧急的事情尽量少做。

三只青蛙

如果你必须吃掉一只青蛙,不要长时间盯着它看。如果你必须连着吃掉三只青蛙,记得要先吃掉最大、最丑的那只。” ——博恩·崔西

找出你一天、一周、一个月、一年、一生中最重要的三件事,它们就是你必须吃掉的“三只青蛙”。简单说,每天早晨记录自己今天应该做的最重要的三件事,列下来今天主要精力和时间就是搞定这3件事情。

番茄钟和一分钟法则

可能大部分人都知道每天要做什么,每年的年初都定了目标,可是可是为什么都很难完成呢?拖延症是一个大问题,所以番茄钟就是用了缓解这个问题的一个小方法。

番茄钟,是指把任务分解成半小时左右,集中精力工作25分钟后休息5分钟,如此视作种一个“番茄”。哪怕工作没有完成,也要定时休息,然后再进入下一个番茄时间。收获4个“番茄”后,能休息15至30分钟。提早几分钟到办公室,把一天的工作任务划分若干个 “番茄钟”,规定好每个“番茄钟”内要完成的小目标,然后尽量心无旁骛地工作,这种“番茄工作法”的流程,也被称为拖延症“自救攻略”之一。

不过只用番茄钟这一个工具还是很难成功为什么?我们现在很容易受到微信、短信、电话、领导、同事的突然袭击!那有什么办法吗?有的!方法就是一分钟法则,快速判断打断你的事情是属于哪个象限?是否能在一分钟内解决?举个例子:比如你今天的第一个青蛙是要做出一篇高质量的公众号文章。通过判断预估需要2到3小时,也就是6个的番茄钟。当你开始工作后,突然来个电话有一件事情需要处理,那么第一时间你要分析这个事情属于哪个象限,花费的时间。

  1. 不重要不紧急,那就一个字:gun滚
  2. 不重要紧急,委派、委托、授权他人去做
  3. 重要不紧急,使用1分钟法则这件事能否在1分钟左右搞定?比如回个电话、发个资料、签收下文件等这些可以在1分钟做好的,那就立刻做!如果需要花费时间比较久,就列入待办清单,任务结束后统一处理。
  4. 重要又紧急,那还等什么,直接放弃当前的番茄钟投入新的事情。

通过4象限和一分钟法则就能把打断你的事情很好的处理,就这样每天完成8到10个番茄钟,一年后的你一定今非昔比!

番茄钟和待办清单都有app可以下载使用,个人推荐直接用手机自带的倒计时25分钟作为番茄钟,用手机自带的备忘录记录每天的三只青蛙和待办事项!无需炫酷的app只需立刻开始改变!

Better later than never!